みなさん、こんにちは！齊藤です。
今回は採用計画についてお話を聞いてきました。
さっそくまとめていきたいと思います。

1.採用計画とは

採用計画とは、事業計画上必要な採用人数を達成させるための設計図になります。簡単に説明すると各採用工程ごとの通過率を定め、必要な採用人数を集めるために、何名の応募者が必要かを逆算した表です。
この計画表がないと、
・どのような手段で
・どのような人を
・いつまでに
・何人集める必要があるのか
が分かりません。

これらの内容が分からないと、行動ができず、不明瞭なままスタートすることになってしまいます。計画を立案する際のポイントとしては、過去のデータが最も信頼できる数字になる点です。過去に同一の職種で募集したデータが残っていればそれをベースに各工程ごとの通過率を定めてみてください。もちろん、初めから精度の高い計画を作ることが出来ればとても良いですが、スタートする段階で、過去のデータが無く、通過率を設定できない場合もあるでしょう。

しかし、仮説を立て、分析し続けるためには、事前の計画立案が重要になります。そのため、例えデータが無く精度が低い計画だったとしても、必ず計画を立てて数字で目標を把握するようにしましょう。事前に数字を把握出来ていれば、いくらでも仮説を立て、分析し続けることが出来ます。

2.採用計画表の作成

採用計画表は、採用工程ごとにKPI（書類選考通過率、内定率など）の数値を決め、その時点で必要な数値を逆算して作成します。理想的な数値を設定してしまいがちですが、実績に基づいた現実的な数値を使うことが重要です。例えば、過去の採用実績を基に、どれくらいの応募数が必要だったのか、どれくらいの通過率が現実的だったのかを参考にします。

採用計画表の例

3.必要な指標

この計画表を作成するのに必要な、各選考工程の説明をしていきます。
採用進捗表ではもう少し細かい指標まで把握をしますが、ここでは計画上必要な最低限の通過率を把握していきます。

採用計画表の例

算出の定義

それでは、率が下回っている場合、何を確認すればよいのでしょうか。

○総応募（応募数の合計）：想定した層からの応募が十分かどうか
○有効応募（書類選考合格）：事前に定めた求める人物像からの応募が適性にきているか
○面接設定：求職者へのアプローチに時間が掛かりすぎていないか
○面接来社：求職者が応募した日から面接の期間が空きすぎていないか、事務所の場所がわかりづらくないか
・面接合格→面接官が合格基準を守っているか
・内定受諾→求職者が求める情報を適切に伝える等、グリップ・クロージングできているか
○入社：当初の計画・方向性は合っているか、戦略はどうか

以上を確認して、見直しが必要なところがあれば修正をしてください。

4.採用活動の進め方

採用活動がスタートする際には、必ず定期的にデータを取り続けてください。週次が難しい場合は、最低でも隔週では、データを取りましょう。
そして、募集を始めてからの推移を見ていきます。計画を立て、データを取り続けることで、どの時点で何をするべきかが明確になり、効率的に進めることができます。

例えば、定めたKPIに数字が至っていない場合、その原因がどこにあるのか、仮説を立てる。仮説にのっとって改善をする。

総応募数が目標に達していない場合は、求人広告を追加で出す。面接設定数が少ない場合は、書類選考の基準を見直すなどの対応が考えられます。採用活動を進める中で、計画と実際の数値が異なることはよくあります。そのため、その乖離を分析し、仮説を立てることが大切です。

地道に見える作業ですが、この繰り返しを行うことで、計画段階での精度が上がり、目標を達成できる確率が高まってきます。地道な仕事になりますが、諦めずに、継続することを意識してください。

5.最後に

採用計画を立てることで、採用活動が効率的に進み、必要なリソースや費用を見積もることができます。最も重要なのは、下記3点です。
①仮説を立て続けること
②進捗状況を把握し、分析し続けること
③上記を実現させるために、知識と実績(過去データ)を絶えず蓄積し続けること

計画を定期的に見直し、実績に基づいた数値で進捗を管理することで、採用活動の成功率を高めることができます。数値を基にした計画と進捗管理は、採用担当者としての説得力を高め、プロフェッショナルな対応ができるようになるための重要なポイントです。
採用活動は常に変化するものであり、成功と失敗を繰り返しながら進んでいきます。そのため、目標を決めて、結果を反映し、データを蓄積し続けることが重要です。繰り返し行うことで、より良い採用活動を実現することができるでしょう。

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